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ハンギョレ新聞は、一週間に平均3.7回の会議に出席し、1回の会議が開かれるたびに平均51分かかる。しかし、会議の半分(1.8回)は一体どうして会議をするのかさえわからない無意味な会議だ。必要な会議も雑談や主題から外れた話などで会議時間の3分の1程度(16分)はただ聞き流すことが普通だと大韓商工会議所が、国内の上場企業の社員を対象に調査した企業の会議文化を要約した内容と報じた。

商工会議所は26日、上場企業の社員1千人を対象に実施した実態調査と専門家の診断を含めた報告書「韓国企業の会議文化の実態と改善のための解決策」を発表した。商工会議所は韓国企業の多くが事業的にはグローバル企業に跳躍したものの、企業文化は依然として前近代的な要素が多いとみて、これを改善するための最初の課題として会議文化を選定した。

報告書は、会社員に会議といえば連想する単語を聞いてみたところ「不要」、「上意下達」、「強圧」、「結論なし」のような否定語を挙げた回答が91％に達した一方で、「自由」、「創意的」のような肯定語を挙げた回答は9％に止まったと発表した。会社員らがつけた会議文化の点数は100点満点中45点であり、落第レベルだった。部門別では、会議の効率性が38点、コミュニケーション44点、成果51点で、いずれも低かった。特に「果たして必要な会議であるためにするのか」と「会議のときに上下のコミュニケーションがうまくいくか」という質問に対し、肯定的な回答はそれぞれ31.6％と26.4％に止まった。　詳細はこちら

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【管理人コメント】
会議をいかに短く中身の濃いものにするかは、企業の業務効率UPにおいて重要な課題と言える。多くの社員が、実際の会議の30%以上が無駄、メールや社内BBSで済む内容と感じているという統計もある。日本企業は、チームで行動することを考慮すれば、単に会議の時間だけを短くしてもうまく機能しない。会議時間の時間短縮に必要不可欠なのは、事前の情報共有となる。共有されるべき情報が会議に、確実にメンバーにいきわたるようにする事である。

一方で、組織の中で自然と増えてしまうのが、会議と議事録などの書類となる。しかも品質記録としてファイル或いは電子化され保存される。これらを削減することに苦心する会社は多いだろう。ムダな会議を減らすには、トップ自らが会議をなくすしか無い。決議をしない会議、終了予定時間が過ぎても続く会議などが多いのが実情ではないか…。一般的に言われるのは、決議のない会議はやめるべきで、会議には、報告と教育そして決議の3つがバランス良く入っていたほうが良いわけで、特にリーダー或いは管理職以上の無駄な会議にあきれる人も多いのではないか…。

会議を開くには資料が必要で、資料作りが業務と化している企業も多い。会議のメリットは、文字、言葉だけでは伝えにくい概念の伝達・アイデア創出・視点の多様性の確保にあると言われる。従ってこれらのメリットが得られない会議は無駄となる。多くの定例会、報告会では、資料配布だけでわかるところをわざわざ会議にしていたりしていないだろうか…。「対策」などを話しあう場ならアイデアが必要とされ、まだ良いが、多くの人の時間を拘束するメリットを享受できていない会議のほうが圧倒的に多いのが実情だ。

しかし、対策会議、作戦会議などはアイデアが必要とされるわけで会議が有効となる。組織において、責任者同士の密なコミュニケーションは重要で、お互いの信頼関係により業務が成り立つケースも多く会議という場を使って結束を固めることも有効と言える。重要な概念はどうしても言葉だけでは伝えにくいのも事実。会議を使い意見を求め、議論を深めることにより初めて伝達が可能になる概念は、実は数多い。

顔を突き合わせて話すことのメリットを理解していれば、会議の選別は案外簡単に分類でき、出席者の選出もしやすくなる。特に必要な人材で、限られた時間内に結果を出し、メリットを高めることが良い会議と言える。韓国企業のみならず日本企業の特に経営者が理解しないと、管理職を含めた教育が実施できないのではないか…。

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